Kebijakan Pengembalian Dana (Refund)

Ketentuan Umum

Layanan pembayaran digital pada platform OASIS diselenggarakan untuk memudahkan wali santri dalam membayar tagihan biaya pendidikan (SPP, uang pangkal, iuran kegiatan) dan pengisian saldo dompet digital internal santri melalui saluran payment gateway resmi.

• Semua pembayaran yang berhasil diproses akan langsung dibukukan ke dalam sistem administrasi keuangan pesantren.
• Pengajuan pengembalian dana (refund) hanya dapat diproses apabila memenuhi kriteria yang diatur dalam kebijakan ini.
• Lembaga berhak menolak permohonan refund yang tidak disertai bukti transaksi yang sah atau diajukan melebihi batas waktu yang ditentukan.

Syarat & Kriteria Pengajuan Refund

• Pembayaran Ganda (Double Payment): Terjadi pemotongan saldo atau transfer lebih dari satu kali untuk nomor tagihan atau transaksi yang sama.
• Kelebihan Nominal Transfer: Jumlah dana yang ditransfer pengguna melebihi nilai tagihan resmi yang tertera pada sistem.
• Gagal Sistem / Terpotong Tanpa Terupdate: Pembayaran berhasil terpotong dari rekening/e-wallet pengguna namun transaksi dinyatakan batal/expired oleh saluran penyedia payment gateway dan tidak dapat dikonfirmasi otomatis.
• Pengembalian Sisa Saldo Dompet Santri: Pengembalian sisa saldo dompet digital santri (cashless wallet) yang belum terpakai saat santri dinyatakan lulus atau mengundurkan diri secara resmi dari pesantren.

Pengecualian (Refund Tidak Berlaku)

• Tagihan rutin pendidikan (SPP, iuran bulanan) yang telah terkonfirmasi sah dan sesuai dengan kewajiban santri yang bersangkutan.
• Transaksi pembelian barang/makanan di kantin atau kasir POS pesantren yang sudah diterima dan dikonsumsi oleh santri.
• Klaim pengembalian dana yang diajukan melebihi batas waktu 14 (empat belas) hari kalender sejak tanggal transaksi pembayaran berhasil diproses.
• Kerugian yang timbul akibat kelalaian pengguna dalam memberikan akses login atau nomor rekening kepada pihak lain.

Prosedur Pengajuan Refund

Untuk mengajukan pengembalian dana, pembayar/wali santri wajib mengikuti langkah-langkah berikut:

• Kirimkan permohonan melalui email resmi administrasi pesantren.
• Sertakan bukti transfer / resi pembayaran dari bank atau payment gateway (iPaymu / Flip) yang mencantumkan tanggal, jam, dan nomor referensi transaksi.
• Cantumkan nama santri, kelas, rincian tagihan, dan alasan pengajuan refund.
• Sertakan nomor rekening bank tujuan pengembalian dana (nama pemilik rekening harus sesuai dengan nama pembayar atau nama wali santri terdaftar).

Waktu Pemrosesan & Metode Pencairan

• Verifikasi dan rekonsiliasi data transaksi dilakukan oleh Tim Keuangan Pesantren dalam 1 hingga 3 hari kerja setelah dokumen lengkap diterima.
• Pencairan dana refund yang telah disetujui akan ditransfer kembali ke rekening bank asal atau dipindahbukukan ke saldo dompet santri dalam waktu 3 hingga 7 hari kerja (tergantung kliring antarbank dan ketentuan penyedia payment gateway).
• Biaya transfer antarbank (jika ada) akan ditanggung oleh pemohon, kecuali jika kesalahan transaksi murni disebabkan oleh gangguan sistem lembaga.

Kontak Bantuan Keuangan

Bila Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut mengenai transaksi atau permohonan refund, silakan hubungi bagian keuangan OASIS melalui email administrasi pesantren.